En un mundo donde la tecnología avanza a pasos agigantados, la manera en que las empresas registran las horas de trabajo de sus empleados ha evolucionado. Hasta ahora, el uso de sistemas biométricos como el reconocimiento de huellas dactilares y faciales fue la norma en muchas organizaciones españolas al ser la mejor garantía de fichaje de personal. No obstante, cambios recientes en la legislación y las directrices de privacidad han impulsado la búsqueda de alternativas más seguras y conformes a la ley.
La Transición del fichaje en el contexto actual adaptada a la protección de datos
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), junto con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), ha modificado la percepción legal del uso de datos biométricos en el ámbito laboral. Estas entidades han clasificado la biometría como datos de especial sensibilidad, restringiendo su uso y exigiendo justificaciones sólidas para su aplicación.
Impacto de las Nuevas Directrices en las Empresas
Las empresas enfrentan desafíos significativos para adaptarse a las nuevas regulaciones, lo que ha generado un cambio hacia sistemas de registro de jornada laboral alternativos. Este cambio no solo es un paso hacia la conformidad legal sino también hacia la protección de la privacidad del empleado.
Explorando Alternativas al Fichaje Biométrico
Los fichajes biométricos más avanzados disponen de múltiples formas de fichar que incluyen el fichaje ONE TO ONE por el cual se almacena la credencial biométrica la huella en la tarjeta del empleado y se verifica en el lector biométrico de forma que cumple con la ley.
Existen otras alternativas de fichaje pero no garantizan que sea el propio trabajador el que realice el fichaje por lo que se recomienda poner una cámara para asegurarse.
• Credencial NFC o BLE: Ofrecen un método rápido y personal para el fichaje.
• PIN Personal: Permite un control de acceso sencillo y flexible.
• Tarjetas de proximidad: Sistema de registro de entrada y salida que utiliza tarjetas equipadas con tecnología de proximidad
• Código QR: Una solución moderna que utiliza la tecnología móvil para el registro.
Otras alternativa de fichaje son las aplicaciones móviles o a través de una página web.
Las aplicaciones móviles representan una alternativa versátil, ideal para equipos remotos o en movimiento. Permiten el registro de entrada y salida con funciones adicionales como la geolocalización, únicamente em el momento del marcaje únicamente, facilitando el cumplimiento normativo y la flexibilidad operativa.
La opción de fichaje web ofrece una solución accesible y eficiente, permitiendo a los empleados registrar su jornada laboral desde cualquier ordenador. Este método es especialmente conveniente para personal de oficina o en teletrabajo.
Criterios para Seleccionar el Sistema de Fichaje Adecuado
La elección de un sistema alternativo de registro de jornada laboral debe basarse en varios criterios, como la facilidad de uso, la seguridad de los datos y la conformidad con la legislación vigente y guardar los datos durante el tiempo estipulado por ley. Además debe permitir que el empleado puede consultar en cualquier momento su recuento de horas.
Un análisis detallado de las necesidades de la empresa y de sus empleados guiará hacia la mejor decisión.
Navegando por la Normativa: Excepciones y Consideraciones Especiales
A pesar de las restricciones generales, existen circunstancias bajo las cuales el uso de datos biométricos puede ser considerado legal. Estas situaciones, aunque limitadas, deben ser justificadas cuidadosamente, respetando siempre la privacidad y los derechos de los empleados.
En respuesta a las modificaciones legislativas y las directrices en protección de datos, las empresas están adoptando métodos alternativos para el registro de la jornada laboral. Estas alternativas no solo aseguran el cumplimiento con las normativas sino que también ofrecen flexibilidad y seguridad tanto para las organizaciones como para sus empleados. La adaptación a estos cambios refleja un compromiso con la privacidad de los datos personales y con una gestión laboral ética y responsable.