¿Un sistema de fichaje ayuda a gestionar la presencia de los trabajadores?
Un sistema de fichaje de trabajadores está normalmente formado por dos elementos: el lector de fichaje y el software de gestión. Puede haber varios lectores, sin embargo lo más habitual es que estos estén comunicados mediante un switch o controladora y que envíen la información al mismo software o plataforma de gestión.
Mientras en lector o lectores registran la información del usuario, el programa de fichaje instalado en un ordenador, procesa y almacena la información para convertirla en datos de utilidad como: hora de fichaje, usuario, grupo al que pertenece, incidencia marcada si la hubiera, etc.
¿Qué hace el sistema de control de presencia?
A menudo llamamos sistema de control de presencia a aquellos sistemas que además de registrar las entradas y salidas de los empleados, permiten elaborar informes, gestionar las vacaciones de los empleados, exportar datos para optimizar turnos y la organización del personal a los departamentos de recursos humanos, etc.
Desde el 2019 el registro de la jornada laboral, bien a través de un reloj de fichar como utilizando métodos más tradicionales, es obligatorio por Ley. La norma indica que todas las empresas, con independencia de su tamaño y actividad, tienen la obligación de reflejar las horas trabajadas de los empleados. En caso de no cumplir con esta norma, las sanciones están entre los 3.000€ hasta 600.000€.
Esta Ley no solo contempla el deber de registrar las horas efectivas trabajadas, con el fin de evitar el fraude, si no también cómo se debe hacer ese registro:
- El empleado podrá acceder al registro de su jornada solicitándolo al departamento correspondiente.
- Los registros deben estar disponibles en el mismo lugar de trabajo, no pueden por lo tanto almacenarse en gestorias, administradores, etc
- Se deben conservar al menos durante cuatro años
- La manera de registrar la jornada debe ser a través de un medio fiable, no manipulable y que permita su perfecta conservación
- En caso de inspección, se facilitarán los registros en el mismo momento.
¿Qué ventajas tiene el registro horario?
El registro horario puede verse como algo negativo para las empresas, sobre todo para aquellas que incurren en irregularidades. Sin embargo, contabilizar cuándo y cuántas horas se trabajan en una jornada es una gran oportunidad para mejorar y optimizar recursos del personal.
Los registros proporcionan datos de la cantidad de horas efectivas de cada uno de los empleados. Gracias a esta información los departamentos de recursos humanos o personal cuentan con los argumentos suficientes para valorar si las jornadas están correctamente distribuidas. Por ejemplo, si en momentos de más afluencia se cuenta con el personal suficiente, o por el contrario destinan poco recursos.
Por otro lado, la obligación de los trabajadores de registrar las horas efectivas de trabajo, incluye las pausas e interrupciones. En el cómputo total del mes los departamentos de personal también serán conscientes de la cantidad de tiempo que pasa casa uno de los empleados sin que sean horas efectivas de trabajo.
Existen estudios donde se demuestra que los “ratos tontos”, como la pausa para fumar un cigarro, salir a tomar un café, comer fuera de la oficina, etc pueden llegar a suponer hasta el 20% de las horas totales de un mes.
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