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¿Cómo se gestionan los datos personales de los trabajadores?

Almas Team

El 25 de mayo del 2018 entró en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos, que supuso una transformación en la gestión de la información personal que los trabajadores ceden a las empresas.

 

Según el RGPD de España, se enmarca dentro de la normativa de la Unión Europea, no sólo afecta a las empresas sino también a los datos de sus trabajadores, que debieron hacer grandes esfuerzos para adaptarse a las nuevas medidas de privacidad.

 

Para dar a conocer las novedades, la normativa recoge que los trabajadores debían recibir una formación para que estos conozcan sus derechos y novedades. La nueva normativa en materia de protección de datos supuso un cambio de mentalidad, empezando por la dirección de las empresas y que es transversal, afectando al trato con los clientes, la documentación y los procesos de recogida de datos.

 

Así pues, todos los departamentos y sus trabajadores, dependiendo del nivel de exposición de su privacidad se vieron afectados, desde la gestión de descuentos o vales promocionales, hasta la recogida de datos contractuales.

 

En aquellas fechas, los departamentos de recursos humanos y de compliance o las asesorías jurídicas, debieron hacer un gran trabajo contando en muchas ocasiones con expertos en protección de datos.

 

Nuevas formas de cumplir con la legislación

Dependiendo de los canales utilizados para recoger los datos, los procedimientos serán unos u otros. Por ejemplo, el clásico formulario para recoger datos no es suficiente, ahora hay que advertir de la finalidad para la que se recogen los datos, quién es responsable del tratamiento, la legitimidad o la denominada  información de primera capa.

Otra circunstancia es que el propio trabajador advierta de una brecha en su sistema de seguridad, en este caso está obligado a informar al DPO o a su superior de inmediato.

 

Algunos casos prácticos:

Videovigilancia:

La videovigilancia pasa a tener un tratamiento de monitorización sistemática a partir del 25 de mayo. La dirección tiene derecho a controlar al empleado siempre que mantenga los principios de proporcionalidad, idoneidad e información.

Por ejemplo, en el caso de que se estén detectando incidencias en un departamento (por ejemplo falta de stock en logística), se pueden instalar unas cámaras de seguridad para comprobar si se están produciendo robos por parte de algún trabajador.

 

Biometría:

Los datos biométricos, como huellas dactilares, reconocimiento facial.. están considerados como datos sensibles, por ello el sistema implantado en la empresa debe cumplir con los máximos estándares de calidad.

La biometría se está implantado en una gran cantidad de empresas, debido a que se trata de un sistema fácil de gestionar, versátil y que se adapta a las necesidades de cada negocio. Sin embargo, hay que ser responsable con lo datos recabados, pues las multas por una gestión fraudulenta de los datos pueden alcanzar los 600.000 euros. Por ello, conviene que la empresa o proveedor de la solución ofrezca todas las garantías.

La gran ventaja de la biometría es que los usuarios no tiene la necesidad de memorizar  contraseñas, ni tener que recordar llevar siempre consigo mismo una tarjeta. En cuanto a la seguridad, es una de las mejores medidas para evitar suplantaciones y el paso a accesos no autorizados.

Si consideramos que la ingeniería social es una de las técnicas es una de las técnicas más utilizadas para suplantar la identidad de otras personas con sus usuarios y contraseñas. Así, las tecnologías biométricas aportan a usuarios y empresas un mayor grado de seguridad junto a una mejora evidente en la comodidad una gestión más sencilla.

 

¿Necesitas más información sobre cómo tratar los datos personales de tus empleados?

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